Vloga elektronske pošte v 21. stoletju

“I get mail; therefore I am.” Scott Adams

Živimo v kulturi, kjer je priročnost bolj pomembna od produktivnosti (convinience over productivity).

Za učinkovito delo z elektronsko pošto je potrebno določiti nekaj pravil, tako na osebnem nivoju, kot tudi na ravni celotne organizacije.

Za začetek se je potrebno zavedati, da je elektronska pošta način, s katerim drugi ljudje razpolagajo z vašim časom. Prejeta sporočila niso vaša agenda, so agenda nekoga drugega. Nihče ni zaposlen zato, da bi odgovarjal na emaile (z nekaterimi izjemami). Obstaja velika verjetnost, da takrat, ko odgovarjate na elektronsko pošto, ne opravljate dela, zaradi katerega vam podjetje vsak mesec nakaže plačo.

Predlagam nekaj smernic oz. priporočil, ki vam bodo olajšale življenje v povezavi z elektronsko pošto.

Elektronski pošti odstranite vse “napredne” funkcionalnosti

Verjetno ne bi kupili sesalca, s katerim lahko tudi zvrtate luknjo v steno in si zmešate smoothie. Zato, ker nobene od teh nalog ne bi naredil boljše od orodij, ki so namenjena vsakemu od teh opravil. Obenem pa smo iz elektronske pošte uspeli ustvariti Frankensteinovo pošast, ki je komunikacijsko orodje, arhiv, seznam nalog, beležka,…

Če želite z elektronsko pošto preživeti čim manj časa, jo oskubite vseh “naprednih” funkcionalnosti in jo uporabljajte za kar je bila namenjena - izmenjavo elektronskih sporočil.

Izklopite opozorila o novo prispelih sporočilih

Kolikokrat na dan vas v mapo prejete pošte pripelje zvočni signal o novem sporočilu? “Samo na hitro pogledam, če je slučajno kaj nujnega”? Že tovrstna kratka motnja je dovolj, da izgubite fokus pri nalogi, ki ste jo sicer opravljali. Raziskave kažejo, da ljudje potrebujemo v povprečju 23 minut, da se ponovno osredotočimo na prvotno nalogo. Zato si naredite uslugo in izklopite vsa opozorila odjemalca elektronske pošte.

Če uporabljate Microsoft Outlook, to storite tako, da med nastavitvami v razdelku Pošta - Dostava sporočil odstranite vse kljukice.

Ne pozabite pa tudi na opozorila na mobilnem telefonu. Vse utišajte. Elektronsko pošto boste pogledali takrat, ko bo za to pravi čas.

Elektronsko pošto preglejte nekajkrat na dan, ob točno določenem terminu

Seveda je to pravilo potrebno prilagoditi glede na konkretno situacijo in delovne naloge. Za večino je verjetno najbolj realen cilj, da bi poštni predal pogledali dvakrat na dan. Če narava posla tega ne dovoljuje, je morda dovolj, da pošto pogledate štirikrat na dan? Vsako uro? Kakorkoli, pravilo naj bo, da pošto pogledate čim manjkrat, vmes pa se osredotočite na naloge z višjo dodano vrednostjo.

Vsako sporočilo odprite le enkrat

Ste že kdaj odprli svoj nabiralnik za “klasično” pošto, pregledali pisma, račune, reklame in ostalo prejeto pošto, potem pa vse skupaj odložili nazaj v nabiralnik? In potem vsako uro šli pogledati, če je prispela še kakšna nova pošiljka? Verjetno ne. Vseeno pa to vsak dan počnemo z elektronsko pošto. Sporočilo preberemo, se seznanimo s tem kaj od nas zahteva, odločimo se, da bomo odgovorili kasneje, ga označimo kot neprebrano in odpremo naslednje sporočilo. Vse, kar smo s tem dosegli je, da bomo čez nekaj časa to sporočilo ponovno odprli, ga ponovno prebrali in ponovno začeli razmišljati, kaj z njim narediti. Po vsej verjetnosti pa smo se nanj spomnili tudi v vmesnem času. Zato se moramo že ob prvem stiku s sporočilom odločiti, kaj bomo z njim naredili. Dobra praksa je, da sporočil ne puščate v mapi “Prejeto”, ampak jih po obdelavi premaknete v drugo mapo (npr. “Arhiv” ali “Končano").

Sporočil ne organizirajte v mape

Če sporočila razporejate po mapah, potem čas izgubljate trikrat:

• pri iskanju - študije po pokazale, da sporočilo najhitreje najdemo z iskalnikom, ne z brskanjem po mapah;
• pri odločanju - za vsako sporočilo morate sprejeti odločitev, kam ga boste uvrstili;
• pri razporejanju - fizično razporejanje (drag&drop) sporočil v ustrezne mape je odvečno opravilo.

In ne, tudi avtomatični filtri oz. pravila za razporejanje prejetih sporočil zadeve ne rešujejo - nasprotno, saj to pomeni, da imate naenkrat prejeto pošto razdrobljeno na več mest.

So pa filtri uporabni za ločevanje osebnih od masovnih sporočil. Tudi slednja so lahko izredno koristna in zanimiva, vseeno pa bistveno prispevajo k količini prejetih sporočil in s tem k obremenitvi pri prebijanju skozi njih. V poštnem odjemalcu si lahko nastavite filter oz. pravilo, ki preveri, če prejeto sporočilo vsebuje besedo “odjava” in/ali “unsubscribe” (masovna sporočila namreč prejemnikom morajo ponuditi možnost odjave). Če filter besedo najde, naj sporočilu dodeli nižjo prioriteto. Nato pa prejeta sporočila sortirajte po pomembnosti - vsi newslettri se bodo znašli na dnu vašega Inbox-a, ločeno od ostalih sporočil.

Definirajte proces obdelave sporočil

Odprite odjemalec za elektronsko pošto. Odprite najstarejše sporočilo v mapi “Prejeto”. Odločite se, kaj boste z njim naredili.

Za vsako sporočilo se vprašajte, če od vas zahteva kakšen odziv. Če ne, potem sporočilo arhivirajte ali izbrišite; če vsebuje informacije, ki jih boste morda potrebovali kdaj v prihodnosti, pa sporočilo shranite med koristno vsebino (reference).

V primeru, da sporočilo zahteva neko aktivnost v točno določenem terminu (npr. sestanek), jo vpišite v koledar.

Če sporočilo zahteva vaš neposreden odziv, potem si zastavite vprašanje: “Ali lahko nalogo opravim v 2 minutah?” Če je odgovor pritrdilen, potem to naredite takoj. Če ne, potem aktivnost zapišite na seznam nalog, sporočilo premaknite v arhiv in se lotite obdelave naslednjega sporočila.

Orodja

“By failing to prepare, you are preparing to fail.” Benjamin Franklin

Tako kot mizar pri svojem delu potrebuje dleto, enako velja tudi za učinkovito delo z elektronsko pošto - pomagate si lahko z nekaterimi orodji, ki vam bodo omogočila, da ste pri delu hitrejši in bolj organizirani.

Izbira poštnega odjemalca

To je lahko program na vašem računalniku (Microsoft Outlook, Apple Mail, Mozilla Thunderbird, ipd.) ali pa spletna platforma (Gmail, Outlook Online, ipd.).

Karkoli izberete (ali pa ste prisiljeni v uporabo), spoznajte se s triki in bližnjicami - bistveno vam bodo pomagale pri večji učinkovitosti. V spletnih različicah Microsoft Outlooka in Gmail sta najuporabnejši bližnjici tipka “e” (arhiviraj) in “r” (odgovori).

Predlagam tudi vklop nastavitve, da se odjemalec spletne pošte samodejno prestavi na naslednje sporočilo, ko arhivirate ali izbrišete trenutno sporočilo.

• Gmail: https://www.youtube.com/watch?v=al1QXFQjq1s
• Outlook: https://www.youtube.com/watch?v=U8LKXbUxf-M

Še eno skrivno orožje Microsoft Outlooka je funkcionalnost Quick Steps, ki omogoča, da sami definirate gumbe in ukaze, ki jih izvede en sam klik. Nekaj primerov:

• “odgovori, prejeto sporočilo pa prestavi v arhiv”,
• “označi kot prebrano, arhiviraj in posreduj sodelavcu”,
• “označi kot prebrano, arhiviraj in zapiši na seznam nalog”, ipd.

Vzpostavitev sistema map

Potrebujete samo tri mape: prejeto, arhiv in koš. V mapi Prejeto se nahaja nova pošta, ki čaka na obdelavo. Arhiv je prostor za pošto, ki ste jo prebrali in glede vsebine sprejeli odločitev (o tem kasneje). Koš pa je magično mesto, kamor roma nezaželena pošta. Drugih map ne potrebujete.

Izbrati način za beleženje nalog, ki se jih boste lotili kasneje

Pogoj za učinkovito sledenje nalog (seznam “to-do”) je, da je sistem zanesljiv, vedno dostopen in da z njim ne izgubljate časa. Idealno je, če med aplikacijo za sledenje nalog in odjemalcem emaila obstaja integracija - tako lahko iz sporočila ustvarite nalogo z enim samim klikom (ali s posredovanjem sporočila).

Obstaja cel kup odličnih opcij: Todoist, Asana, OmniFocus, itd. Bistveno je, da obstaja hiter in zanesljiv način za dodajanje nalog iz elektronskega poštnega predala (in povezava, da nato s klikom v to-do aplikaciji ponovno odprete sporočilo).

Določiti mesto za sporočila s pomembnimi informacijami

Vzorci ponudb, pomembni dogovori in ostale informacije, ki jih želite shraniti, je potrebno prenesti v ločen sistem, da bodo vedno in hitro na dosegu roke. Poštni predal seveda ni prava lokacija za shranjevanje tovrstnih podatkov. Pogoj je, da podatke lahko v shrambo vpišete na enostaven način (tj. s posredovanjem sporočila).

Odločitev zavisi od vsebine. Najprimernejše mesto je lahko CRM sistem (za zadeve, ki so vezane na stranke in dobavitelje), ali pa digitalna beležka (npr. Evernote, OneNote, Notion).

Pod črto

“Time stays long enough for anyone who will use it.” - Leonardo da Vinci

Dejstvo, da ste izpraznili predal s prejeto pošto daje lažen občutek dosežka. Vaš cilj naj bo dodana vrednost v vašem delu, ne obdelava elektronske pošte. Odgovarjanje na elektronsko pošto ni proaktivnost, ampak reakcija na nek impulz od zunaj. Vsak način komunikacije ima svoja pravila, cilj pa je vedno enak - izmenjava informacij. Zato je pomembno zavedanje o prednostih in omejitvah, ki jih prinaša vsak tip komunikacije.

Email pač ni in ne sme biti zamenjava za telefonske klice in sestanke. Če pošljete email, se zavedajte, da do odgovora niste opravičeni takoj. Glavna prednost emaila je ravno v tem, da ga naslovnik lahko prebere takrat, ko branju sporočil nameni čas. Hkrati pa enako velja tudi za sporočila, ki jih prejmete - če ne boste vi gospodar svojega nabiralnika, bo on gospodaril vas.