Najprej se moraš zavedati, da z odpisovanjem na maile nikoli nisi zares končal. Lahko si tega ne priznaš in poprimeš za to Sizifovo delo, ali pa pač sprejmeš nekaj ukrepov, ki ti bodo pomagali pri soočanju s tem dejstvom.
Prvi pogoj za uspeh je, da se z maili ukvarjaš takrat, ko se ti odločiš, da je čas za to.
V praksi to pomeni, da:
- imaš poštni predal odprt samo takrat, ko odpisuješ na maile (ne pa ves čas, nekje v ozadju),
- izklopiš vsa obvestila o prispelih mailih (npr. razna cingljanja in pop-upi, ki jih prikaže Outlook),
- mail uporabljaš samo za to, čemur je namenjen - izmenjavi sporočil (koledar, opomniki in beležka ne sodijo sem zraven).
Poleg tega pa se drži še naslednjih pravil:
- mailov ne sortiraj v mape (izguba časa, iskalnik je hitrejši),
- vsako sporočilo odpri samo enkrat - tako kot pošte ne puščaš v kastlcu, tega ne počni niti z maili: odpreš, prebereš in sprejmeš odločitev kaj s sporočilom.
Odločitve so lahko naslednje: arhiviraj, odgovori, daj v plan za kasneje.
“Ali lahko odgovorim v 2 minutah?” Če lahko, potem to naredi takoj. Če ne, potem nalogo dodaj v to-do seznam.
